-¿Como andas para cenar mañana Héctor?, Te invito unas alitas y unas cervezas – leí en un chat de telegram de mi amigo Justino

Cerramos lugar y la hora para vernos, llegué temprano a la cita, ya que tenía una reunión con un cliente y me quedó cerca el lugar para ver a Justino.

Tardó poco más de 40 minutos en llegar, aviso previo de retraso y la insistencia de esperarle por favor, es mi amigo y lo entiendo, accedí a esperarle y valió mucho la pena.

Llegó todo agitado y disculpándose por la tardanza, no hice reproche alguno, y ordenamos una cerveza oscura para estar a tono, Justino apenas mordisqueo una de las alitas que nos habían servido, pensé que el picante no le gustó tanto, pero antes de que pudiera decir algo, me dijo a boca jarro:

Ya somos ágiles amigo, BancoT ha logrado integrar la cultura de entrega rápida para validar con el mercado, lo sabes bien porque nos ayudas, pero ahora tenemos un infierno sabes – me quedé con cara de duda, supuse que esto sería bueno y resulta que tiene ¿más problemas?, algo no encaja – los equipos están listos esperando … prioridades para trabajar.

Y me preguntó con una mirada penetrante:

-¿Qué criterios usarías para establecer prioridades?

-Es fácil amigo – dije y pude ver el atisbo de una mueca que tome como una sonrisa en Justino – lo primero es lo normativo, luego la operación y finalmente lo estratégico – y cerré mi comentario con lenguaje corporal, balanceando mi cuerpo hasta topar la espalda con el la silla, bien acomodado en ella … tanto como la afirmación –

-¿Y si chocan?, quiero decir si algo es operativo pero a normativa puede esperar, o la estrategia puede esperar a la operación ¿Qué haces?

-Primero amigo, agradecer que no tengo que tomar esas decisiones – no le hizo gracia a Justino mi comentario, seguía serio bebiendo su cerveza mientras ignoraba mi comentario – y luego, supongo que el líder debe resolver ese conflicto, es parte de su labor ¿no es así? – y ahora sí sonrío claramente –

-Sí, tienes razón …. – y me anoté un punto, que perdí tan rápido como gané – pero en un ambiente de equipos auto-organizados …. mucho me temo que no aplica

-Sino caes en el juego del líder que disfraza la gestión ágil a conveniencia – apunté, sin esperar a que concluyera su frase mi amigo –

-Exacto querido amigo – dijo en tono paternalista – y eso nos lleva a un complejo modelo de toma de decisiones para priorizar, o mejor dicho: Al infierno ágil: Priorizar por entregas

-Y si vamos más profundo amigo, tenemos una correlación de lo más interesante, donde la dualidad se compone por cosas como:

1. Impacto en conversión vs time to market
2. Esfuerzo vs impacto en los ingresos

O una matriz de variables cuantitativas (KPI, porcentaje de retorno, Tiempo de ROI, etc.), cualitativas (Satisfacción del mercado, valor de marca, alcance de publicidad, etc.) que envuelven factores internos (capacidades de equipo, conocimientos, tiempo, recursos, etc.) y externos (tipo de cliente, entorno VUCA, regulación, clima, etc.) y por cierto esto no es algo que me haya puesto a deducir amigo.

En los equipos empoderados, las opiniones cuentan y estas surgen sin clasificación y muchas veces no se toma partido para donde ir, tal es la capacidad de un equipo y su expresión de poder es su paradoja de caos.

– Justino

-Menudo dilema amigo, esto quiere decir que TODAS las opiniones cuentan pero ¿Como hacer consenso para aprovechar el poder colectivo?, de manera que se vuelva en su beneficio, con base en fomentar la diversidad en lugar de cortarla, porque solo generaría fricción y posibles alteraciones no deseadas -le comenté sin apenas pensar, dejándome llevar por el hilo de la conversación-

-Podemos filosofar toda la noche sin pausa -mi buen amigo, pero se trata de encontrar soluciones no de elucubrar ideas alrededor o debajo como alimento al caos -asentí encantado de escuchar la postura de mi amigo-

Me encanta tener estas conversaciones de nivel, donde se cortan las ideas para dar paso a las acciones y ejecutar, para validar y sobretodo aprender sobre un entorno real.

-Mira amigo -y abriendo su celular me ha enseñado la imagen que te muestro a continuación

Casi me caigo de la silla, 20 técnicas para priorizar acciones … rayos se han vuelto locos, eso sin duda complica más las cosas pensé de manera inmediata, Justino casi leyendo mis pensamientos dijo:

-No es un martillo lo que necesitas, por qué sabemos que le verás a todo cara de clavo, se trata de diversas técnicas dependiendo el tiempo, el tipo de proyecto, la estrategia del negocio, el momento que se viva, las acciones deseadas, los caprichos de la organización … no me mires así amigo, es algo que pasa y así es.

Para este momento, había olvidado los más de 40 minutos que lo esperé, estaba absorto por saber mucho de cada técnica y en que casos aplicarla, me dedico a hacer proyectos y es un tema que se presenta siempre: ¿Qué hacemos primero? y nunca he tenido un procesos para definir o para orientar la decisión con mis clientes.

-Hay algo que tienes que recordar amigo -dijo Justino sacándome de mis pensamientos –

“El consenso es la clave, no la técnica”

– Justino

-¿Es decir? – pregunté sin entender mucho la frase, pero antes hice la nota mental

-Quiero decir amigo, que se trata de que lo que elijan se sientan bien con ello, incluso puede ser una combinación de dos pero no más, si se hace de más de las que indico, el ejercicio entonces tomará tiempo para llegar al acuerdo en lugar de priorizar el proyecto.

-Para ello, el líder que siempre hay de manera nata en los equipos, debe poner sobre la mesa a manera de “semi-democracia” tres tipos de técnicas para elegir en función del proyecto que se trate. ¿Por qué tres si son 20? es simple la explicación y es probable que la sepas amigo -yo ni parpadeaba-

-Si pones dos, tienes este FoMO (son las siglas en inglés de fear of missing out, o “miedo a perderse algo”), pero si pones tres hay un poder que se activa de tener que decidir, con el tercero en discordia.

Justino, me explicó amablemente TODAS las técnicas con ejemplos que lo dejaremos para otra de las #CharlasConJustino, me parece valioso para esta entrega las bases de decisión y las tres técnicas que ha usado en un proyecto en particular, el asunto es tener un criterio acertado para escoger esas tres alternativas en función de las variables de tu proyecto.

Si bien me dijo que era importante, no tienes por qué quedarte con sentimiento de pérdida a algo si eliges otras, me parece muy valioso contar con técnicas probadas la priorización al final, como dice Justino:

“Lo importante es el proyecto, no las técnicas de priorización ni de gestión, ya que no aseguran éxito alguno”

– Justino

Cuantitativo vs Cualitativo

Si te gustan los números, los métodos cuantitativos te darán una sensación de control, que no necesariamente los hace mejor ni otorgan certeza, encontramos en ellos a:

• Análisis financiero:
• Ian MaCAllister Framework
• Metas de negocio
• Valor vs Riesgo
• Valor vs costo
• ScoreCard
• Theme Screening

A Justino estos son sus favoritos, pero hay uno en especial que adelanto no está dentro de estos que han elegido y ha salido genial por el momento del proyecto.

Entre los modelos Cualitativos que parecen subjetivos, pero logran mejor consenso encontramos los siguientes:

• Modelo Kano: La satisfacción del consumidor depende del nivel de funcionalidad implementada o no
• QFD (Quality Function Deployment) que me ha gustado esto que me dijo: Es poner foco en las características del producto desde diversos ángulos
• Comprar una característica: Este es el elegido para el proyecto que han hecho, más adelante el detalle
• Oportunity Scoring: Las personas compran productos y servicios para realizar un trabajo (JTBD que es otro de los grandiosos y tenemos una charla de este también, para otra ocasión)

Y están los modelos internos y externos, que para no hacer más grande la anécdota te comento que Justino dijo al respecto:

• Las técnicas externas son mejores para priorizar resultados abstractos
• Las técnicas internas son mejores para priorizar soluciones concretas

Y pasemos mejor a un ejemplo, que me ha relatado usando: “Buy a feature”

Se reunió el equipo responsable de un nuevo proyecto – inició diciendo Justino – el cuál es una Wallet que suma a nuestra oferta como NeoBank en BancoT, el objetivo era claro y concreto: “Probar con los clientes al menor costo el producto y medir su aceptación”

El primer reto que se enfrentaron, es decidir que funcionalidad debería salir en la primera liberación, pero lo más importante era lograr un consenso como equipo a fin de establecer una forma de trabajo, y convinieron en elegir “buy a feature“, por ser lúdica y muy entretenida, el caso empezó así:

El material usado es el siguiente – me dijo Justino y agregó – vamos amigo sin pena puedes escribirlo para el blog, es una receta, se requiere:

• Billetes de juguete de varias denominaciones, en el juego usamos de 5, 10 y 20 pesos, pero puede ser USD o cualquier moneda
• Una caja de cartón, de preferencia rectangular, recomendamos medidas base de 30 cm de largo, 10 cm de alto y 20 de ancho, como para envolver una prenda de vestir, da igual las medidas siempre y cuando tengamos una caja, es una recomendación nada mas
• Papeles de colores con pegamento (o post-it)
• Un pizarrón blanco o un pliego de papel para escribir, o algo donde todo el equipo pueda visualizar
• Plumones para escribir
• Botanas para compartir

-¿Las botanas no es real verdad? – cuestioné –

-¡Claro que sí! – respondió Justino, y es la parte más importante de hecho –

Y sigamos amigo – dijo en tono autoritario y restando importancia al último comentario – el primer paso es el siguiente:

Debes repartir una cantidad de “dinero” – dijo entrecomillando en el aire la palabra – a cada participante, el equipo decidió que 20 pesos estaba perfecto, al final una vez que saques tus conclusiones puedes tener mejor idea de la cantidad, no te adelantes por favor – me comentó ante mi cara de quiero saber la cantidad perfecta –

Una vez que todos tienen su dinero, coloca las botanas lejos … esto es importante, lejos de donde estén sentados, con la finalidad de que se levanten de sus asientos y se invita a los participantes a tomar una botana, la gente al levantarse de su silla los pensamientos fluyen mejor.

Repartes post-it o los dejas sobre una mesa lejos, y los plumones para escribir en ellos.

Para continuar, pides que escriban una característica del proyecto en cuestión, que les interesa que este presente, este ejercicio es de de manera individual, pueden hacer tantos post-its como decidan, no hay restricción alguna al respecto, excepto que es personal, les das unos 30 minutos para que escriban sus ideas en los papelitos y las acumulen.

Si se requiere más tiempo no hay problema, el asunto es que todos hayan expuesto sus ideas sin restricciones, de este modo logras el primer nivel: democracia de ideas sin opiniones, esto es muy valioso, si nadie crítica tu idea, estas fluyen sin control y se enriquece, a diferencia de expresarlas de manera verbal se presta a interrupciones, muecas, opiniones a favor y en contra y etc.

A estas alturas, tenemos gente que se ha movido de sus sillas, ha visto que esto es divertido por las botanas y escribir en post-it ideas, es probable que lo vean interesante pero siempre habrá algunos miembros del equipo que aún les falta ver el final del ejercicio, el cuál sucederá a continuación …

Si alguien ha preguntado ¿Para que son los billetes?, ahora es el momento de que vuelvas sobre eso y comentes que ¡es el momento!

Saca la caja de cartón, y ponla en el centro del equipo, donde todos puedan verla, y como mago enseña que no tiene nada en realidad, y necesitamos hacer este ejercicio – me hizo un dibujo para entender mejor que comparto –

El tema es las 3 capas, que en realidad son simbólicas, puedes llamarle como quieras, lo que el cliente ve (interfaz), lo que la App tiene que hacer y lo que se manda al banco, como sea más claro para todos, al ser técnicos esto queda mas genérico.

Uno a uno los participantes, deben leer sus post-it en voz alta para que el equipo decida donde colocarlo (sin desechar nada por más absurdo que parezca) solo es clasificar si es de front / middle / back o la clasificación que hayan elegido.

Al terminar de pegar y poner los post-it, deberás tener dentro de la caja, en la tapa y debajo de ella, si se repite o algo se parece al grado de ser lo mismo se anula y solo coloca uno, pero el equipo y sobre todo el autor debe estar de acuerdo.

¡Y el gran final! – creo que es la segunda vez que te digo esto amigo – ahora sí para terminar y actuar en consecuencia:

Al front se le dará un precio por post-it y así para middleware y backOffice, es decir:

• Los post-it del front valen 20 pesos
• Los post-it de middle valen 5 pesos
• Los post-it de Back valen 10 pesos

Pueden decidir la ponderación que gusten amigo, la recomendación es siempre valen más los de front, luego Back y finalmente middle, ya que son más en cantidad y en costo real de implementación de front-end.

Te recomiendo – dijo Justino – que antes ya lleves una base de ponderación para solo decir que acepten, para no entrar en discusiones que si es mucho o poco, eso ayuda a centrarse en priorizar características para el producto en lugar de discutir sobre la técnica.

Cada participante, tiene 20 pesos, debe decidir que comprar con ese dinero de acuerdo con las necesidades del producto, es decir, no puede comprar solo front, sino tendrá una maqueta sin funcionalidad, ni un back ya que no tendrá como interactuar con sus procesos.

Esta medida, da un sentido de decisión sobre economía y alcance definido, no se puede comprar más que unas cuántas características por participante, se puede optar por no gastar el dinero si ya está comprada.

Para finalizar, hay que reunir los post-it comprados por el equipo, es claro que no es posible comprar TODOS los post-it, el dinero no alcanza para eso está diseñado el juego, el sentido de elección se rige no por el tema personal o de propiedad de ideas, sino por un costo de oportunidad que da mas sentido.

Para cuándo terminamos, todos hablaban de lo divertido que había sido priorizar no de si mi idea o la tuya se esfumó, ya que estaban seguros de elegir la funcionalidad base para la Wallet amigo.

Y así, se terminó la charla con mi amigo, pidió otra cerveza y terminamos las alitas en el lugar, vimos la hora y se nos fue muy pronto, las 11:30 de la noche, nos despedimos casi aprisa para irnos a descansar para el otro día.

Muchas gracias por leerme, te mando un saludo.

Autor: Héctor Ortega

Laboró durante 10 años para una entidad financiera, como responsable de Banca Electrónica de 6 países, a su salida en 2014 fundó Hypertech una empresa dedicada a canales digitales para el sector financiero.
Fundador de Beernnovation: Una comunidad del sector financiero con más de 400 miembros para divulgación de conocimiento contamos con un podcast del mismo nombre y, una revista llamada Be Innovation

Y autor del libro: “CEO de un NeoBank ¿Ahora que hago?” disponible en Amazon

https://www.amazon.com/author/hctorortega